TEMA 2 ANALISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
La implementación de sistemas de información en una compañía, colabora con los procesos de gestión empresarial, brindando la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementando la capacidad de organización de la empresa, a su vez un SI adecuado ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su fácil uso y acceso constante, que ofrece como resultado, que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía, logrando mantener la misma en la cima alcanzando un grado importante de competitividad. Sin embargo actualmente aún existen empresas que observan con desconfianza la posible implementación de los sistemas de información en sus procesos, debido a que implica un gran cambio en la estructura organizativa de la compañía, es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas, por lo que es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, los cuales deben ser capacitados con el fin de manejar todo el SI acorde a sus responsabilidades.
TEMA 2 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. HAGA LA DISTINCIÓN ENTRE UNA COMPUTADORA Y UN SI.
Un sistema de información: Es una solución de organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.
2. ¿QUÉ ES UN SI EN UNA EMPRESA?
Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que una empresas requiere, para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global. Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.
3. ¿QUÉ ACTIVIDADES TRANSFORMAN DATOS SIMPLES EN INFORMACIÓN ÚTIL EN UN SI? ¿QUÉ RELACIÓN TIENEN CON LA RETROALIMENTACIÓN?
Existen algunas actividades de un SI quienes producen la información que la empresa requiere para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son las de insumo, procesamiento y producto.
· LA ALIMENTACIÓN O INSUMO: Captura o recolecta de datos en la organización o del entorno que le rodea, que luego serán procesados.
· EL PROCESAMIENTO: Transforma estos datos primarios a algo que tenga más sentido en la organización.
· EL PRODUCTO O SALIDA: Transfiere la información procesada a las personas o actividades donde debe ser empleada.
Ahora bien, todas estas actividades son evaluadas y reprocesadas durante el proceso de retroalimentación, el cual permite que las personas indicadas corrijan los posibles errores que se hayan presentado durante el proceso de alimentación.
4. ¿CUÁL ES LA RELACIÓN ENTRE UN SI, LA INSTITUCIÓN Y SU ENTORNO?
Los SI son parte de las instituciones. En la actualidad casi todas las empresas usan sistemas que le permitan mejorar o agilizar sus funciones.
Los sistemas de información de negocios reflejan las esperanzas, sueños y realidades de los gerentes en la vida real.
La tecnología de los sistemas de información es una de las muchas herramientas que los gerentes pueden disponer para enfrentar al cambio.
5. IDENTIFIQUE Y DESCRIBA LOS CUATRO NIVELES DE JERARQUÍA ORGANIZACIONAL. ¿QUÉ TIPOS DE SI REQUIERE CADA NIVEL?
NIVEL OPERATIVO: Trabajadores de producción o servicios (como maquinistas, ensambladores o empacadores, entre otros) que producen en realidad los productos y servicios de la institución. En este nivel se usan los sistemas de Nivel Operativo: Entre sus características resaltan:
· Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución, como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, nóminas, decisiones de crédito y el flujo de materiales en la empresa.
· El fin principal del sistema a este nivel es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de transacciones a lo largo de la institución, tales como pagos a proveedores, estado del inventario, estado de la nómina del mes, entre otros.
· Ejemplos de sistemas a los niveles operativos incluye un método que registra los depósitos en los cajeros automáticos o uno que registre el número de horas trabajada diariamente por los empleados en la organización.
NIVEL DE CONOCIMIENTO: trabajadores del conocimiento (personas como ingenieros, arquitectos o científicos) que diseñan productos o servicios. Estos trabajadores usan Los sistemas de Nivel de Conocimiento:
- En estos sistemas se apoyan los trabajadores del conocimiento y los de la información en la institución.
- Pueden mejorar la productividad de los ingenieros y diseñadores.
- La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocio a integrar nuevos conocimientos para el negocio y para que la institución controle el flujo de documentación.
- Estos sistemas, en especial bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina, constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento en la actualidad en los negocios.
NIVEL ADMINISTRATIVO: Trabajadores de la información (personas como secretarias, contadores o empleados) que procesan y distribuyen los documentos de la empresa. En este nivel los trabajadores usan Los sistemas de Nivel Administrativo:
- Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades dependientes de los administradores de nivel medio.
- Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o del año anterior.
- En general proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.
- Cómo ejemplo se tiene un sistema un sistema de control de reubicación que informa sobre los costos de los movimientos totales, de las ventas personales y los de financiamiento doméstico para los empleados de todas las divisiones de la empresa, detectando cuándo los costos reales exceden a los presupuestados.
- Algunos sistemas de nivel administrativo dan soporte a decisiones no rutinarias, tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de información no son siempre claros. Estos sistemas con frecuencia responden a los ¿Qué pasa si?
NIVEL ESTRATÉGICO: los gerentes, quienes utilizan Los sistemas de Nivel Estratégico:
- Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro del entorno de la institución.
- Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las que se cuenta. Se pueden responder preguntas tales como: ¿Cuáles serán los niveles de empleo en cinco años? ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo de los costos y en dónde se ubica nuestra empresa? ¿Cuáles serán los productos que estaremos fabricando en cinco años?
Los sistemas de información también pueden diferenciarse por funciones organizacionales. Las más importantes, como ventas y mercadotecnia, contabilidad, finanzas y recursos humanos, son apoyadas por sus propios sistemas de información. En las grandes instituciones, las sub-funciones de cada una de estas funciones también cuentan con sus propios sistemas de información. Por ejemplo, en la función de manufactura se pueden tener sistemas para la administración de inventarios, control de procesos, mantenimiento de planta, ingeniería apoyada en la computadora y planeación de requerimientos de materiales.
Finalmente, diferentes empresas cuentan con distintos sistemas de información para las mismas áreas funcionales. Como no hay dos instituciones que tengan los mismos objetivos, estructuras e intereses, los sistemas de información deben ser hechos sobre medida para que se adapten a las características únicas de cada una. No hay como un sistema de información único que se adapte a toda institución, aún en áreas tan estandarizadas como nómina o cuantas por cobrar, todas hacen las operaciones de manera algo diferente.
6. ¿CUÁL ES LA RELACIÓN ENTRE UNA INSTITUCIÓN Y SUS SI? ¿CÓMO ESTÁ CAMBIANDO ESTA RELACIÓN EN EL TIEMPO?
Como se dijo anteriormente, los SI son parte de la institución, ayudando a agilizar sus operaciones diarias. Ahora bien, anteriormente estos sistemas eran muy simples, es decir solo servían para cuestiones técnicas, por lo que los gerentes preferían delegar su utilización. En la actualidad las organizaciones cuentan con SI en todos o casi todos sus departamentos, por lo que la interrelación entre la institución sus sistemas de información se vuelve cada día más estrecha, cada día las empresas dependen más de los SI para agilizar sus funciones, para optimizar y mejorar.
7. ¿QUÉ SIGNIFICA LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN?
La arquitectura de la información es el papel particular que la tecnología de información juega en una empresa para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados. En la arquitectura de la información se incluye qué tanto la información y la capacidad de procesamiento quedan centralizadas o distribuidas.
8. ¿CUÁL ES LA DISTINCIÓN ENTRE ENFOQUE TÉCNICO Y EL ENFOQUE CONCEPTUAL DE LOS SI?
ENFOQUE TÉCNICO: Las disciplinas que contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación, la de la administración y la de la investigación de operaciones. A la ciencia de la comunicación le concierne el establecimiento de las teorías de la computación y telecomunicaciones, los métodos de computación y telecomunicaciones y los de acceso y almacenamiento eficiente de los datos. La ciencia de la administración hace hincapié en el estudio de modelos para la toma de decisiones y las prácticas administrativas. La investigación de operaciones se enfoca hacia técnicas matemáticas para optimizar parámetros seleccionados de la organización como el transporte, los costos, el control de inventario y los costos de operaciones comerciales.
El enfoque técnico hacia los SI se apoya en una base matemática, los modelos normativos para el estudio de los sistemas de información, así como la tecnología física y las capacidades formales de los sistemas.
ENFOQUE CONDUCTUAL: Una parte creciente de los SI se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales. Muchos de estos problemas, como el uso, implementación y diseño creativo de sistemas no pueden expresarse sin el uso de los modelos normativos empleados en el enfoque técnico. Otras disciplinas del comportamiento también juegan un papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto de lo SI en los grupos, organizaciones y la sociedad. Las ciencias políticas investigan los impactos políticos y los usos de los SI. La sicología se interesa en las respuestas individuales a los SI y los modelos cognitivos de razonamiento humano.
El enfoque conductual no ignora la tecnología. De hecho la tecnología de los SI es a menudo el estímulo para un problema y duda conductual. Pero el punto medular de este enfoque no se centra en las soluciones técnicas; se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las políticas de administración y organización, además del comportamiento organizacional en general.
9. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES RETOS DE LA GERENCIA INVOLUCRADOS EN LA CONSTRUCCIÓN, OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS SI EN LA ACTUALIDAD?
· RETO ESTRATÉGICO DE LOS NEGOCIOS: ¿CÓMO PUEDEN LOS NEGOCIOS EMPLEAR TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN PARA DISEÑAR INSTITUCIONES QUE SEAN COMPETITIVAS Y EFICACES?
El cambio tecnológico se mueve más aprisa que los cambios de los seres humanos o las instituciones. El poder del software o el hardware de las computadoras ha crecido y sigue creciendo mucho más aprisa que la capacidad de las instituciones para usar esta tecnología. Para seguir siendo competitivas, muchas instituciones deben ser rediseñadas. Necesitan del uso de la tecnología y de la información y telecomunicaciones para simplificar la comunicación y la coordinación, eliminar el trabajo innecesario y eliminar las ineficiencias de las estructuras organizacionales obsoletas.
· RETO DE LA GLOBALIZACIÓN: ¿CÓMO PUEDEN ENTENDER LAS EMPRESAS LOS REQUERIMIENTOS DE NEGOCIOS Y DE SISTEMAS EN UN ENTORNO ECONÓMICO GLOBAL?
El crecimiento rápido del comercio internacional y el surgimiento de la economía global revelan una urgencia de SI que puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países. En el pasado, toda oficina regional de una corporación multinacional se enfocaba en la solución de sus problemas exclusivos de información. Dadas las diferencias de lenguaje, culturas y políticas entre los países, este enfoque con frecuencia daba lugar a un caos y a la falla de los controles de la administración central. Para desarrollar sistemas basados en las tecnologías de información y telecomunicaciones y que sean sistemas multinacionales integrados, las empresas deben enfrentar legislaciones restrictivas sobre el flujo de información en más de 25 países y deben crear estructuras transculturales de contabilidad y reportes.
· RETO DE LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN: ¿CÓMO PUEDEN LAS INSTITUCIONES DESARROLLAR UNA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN QUE DÉ SOPORTE A SUS METAS ORGANIZACIONALES?
Mientras que la tecnología de información puede sugerir algunas formas nuevas de hacer negocios, las empresas aun deben tener una idea clara de sus metas organizacionales y como pueden ser mejor apoyadas por los SI. Muchas instituciones no pueden alcanzar sus metas porque están lisiadas por hardware, software, redes telecomunicacionales y sistemas de información fragmentados e incompatibles. Ahora resulta una prioridad integrar estas “islas de comunicación” en una arquitectura coherente.
- RETO DE LA INVERSIÓN AL IMPLEMENTAR LOS SI: ¿CÓMO PUEDEN LAS INSTITUCIONES DETERMINAR EL VALOR PARA EL NEGOCIO DE SUS SI?
Uno de los principales problemas que surge del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones. Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir y mantener nuevos productos y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. ¿Cómo pueden las empresas obtener utilidades considerables de sus inversiones en sistemas de información?
Llevar a cabo cambios masivos en la organización y los sistemas con la esperanza de posicionar estratégicamente a la empresa es complicado y caro ¿Es ésta una inversión provechosa?, ¿cómo saberlo? Puede esperarse que los directivos hagan estas preguntas: ¿Estamos recibiendo la recuperación sobre la inversión correcta en nuestros sistemas?, ¿nuestros competidores ganan mucho más? Así como determinar los costos y beneficios de usar un sistema es bastante complicado, sería insano considerar si el esfuerzo total “valió la pena”. Es de imaginarse lo que un directivo debe pensar cuando se le presenta una transformación fundamental en la arquitectura de la información, una aventura riesgosa de cambio organizacional que tiene un costo de millones de dólares y tardará muchos años.
- RETO DE LA RESPONSABILIDAD Y EL CONTROL AL DISEÑAR LOS SI: ¿CÓMO PUEDEN LAS EMPRESAS DISEÑAR SISTEMAS QUE LAS PERSONAS PUEDAN ENTENDER Y CONTROLAR? ¿CÓMO PUEDEN ASEGURARSE LAS INSTITUCIONES DE QUE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEAN USADOS DE UNA MANERA ÉTICA Y RESPONSABLE?
Los sistemas de información basados en computadoras juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, al punto tal que las instituciones deben tomar medidas especiales para asegurarse que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas automáticos o semiautomáticos que funcionan mal o son operados defectuosamente pueden acarrear consecuencias de daño extremo. Los sistemas de información deben ser diseñados para que los operen tal como se desea y para que las personas puedan controlar el proceso.
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